Bringing the culture of sharing to everyone

Suatu meeting atau rapat yang produktif tentu saja sangat bermanfaat bagi kelancaran bisnis dan hasilnya penting untuk performa kerja. Sebaliknya, rapat yang tidak menghasilkan sesuatu sangat membuang waktu dan tenaga. Untuk itulah, pastikan Anda tahu bagaimana memastikan semua rapat berjalan dengan sukses.

Di bawah ini cara memastikan kegiatan rapat berjalan sukses dan mendapatkan hasil yang dapat ditindaklanjuti dimana semua pemangku kepentingan terlibat dan berkolaborasi dengan baik.

Penyelenggaraan Meeting/Rapat

Poin utama dari penyelenggaraan suatu rapat adalah menggerakkan semua orang untuk berjalan ke arah yang sama, apakah itu untuk mendapatkan laporan kemajuan atau progress atau membuat rencana untuk melangkah ke tahapan selanjutnya dari sebuah proyek.

Semua orang yang berada di lingkungan kantor pasti tahu bahwa rapat itu bisa menghabiskan banyak waktu. Terlalu banyak meeting juga tidak menjadi acuan kita menjadi produktif. Jadi, pastikan waktu yang diperlukan dari semua orang untuk meeting ini bisa digunakan dengan efisien. Untuk alasan waktu ini, langkah pertama adalah memastikan rapat diadakan secara offline dimana agendanya tidak bisa disampaikan melalui email atau chat singkat.

Baca juga Langkah Mudah menjadi Freelancer Sukses

Dasar Sebuah Rapat

Memahami dasar dari sebuah rapat akan membuat rapat berjalan dnegan baik, dimana faktor penentunya adalah sebagai berikut:

1. Dimulai dan diakhiri tepat waktu

2. Mengecek daftar hadir memastikan semua orang yang harus terlibat hadir di rapat

3. Membagikan agenda rapat sebelum dimulai sehingga semua orang bisa memahami poin aksi dari agenda tersebut

4. Mengakhiri rapat dengan rencana aksi yang jelas ke tahapan selanjutnya

5. Monitoring pelaksanaan rencana yang sudah ditetapkan sesuai waktunya untuk memastikan setiap orang melakukan tugasnya sesuai porsi

Format Meeting

Ada banyak format yang bisa digunakan untuk menciptakan sebuah rapat menjadi sukses. Salah satunya adalah dengan memastikan peserta meeting proaktif dan memiliki pemikiran berbeda, seperti misalnya:

1. Mengadakan meeting di tempat berbeda misalnya di tempat ngopi atau di area public yang besar

2. Membuat meeting tidak terlalu formal dan kaku

3. Menambahkan elemen interaktif dalam meeting seperti papan tulis atau sticky notes

4. Meminta peserta untuk membuat persiapan sebelumnya agar bisa berpartisipasi semaksimal mungkin

Ruang Meeting

Ruang meeting yang formal tidak selalu menginspirasi orang untuk mau berbicara, sebaliknya ruangan yang formal bisa mengintimidasi peserta yang hadir. Salah satu alasan meeting tidak membuahkan hasil adalah karena ide atau gagasan yang muncul datang dari orang yang sama, sedangkan yang lain hanya diam saja dan mengikuti.

Situasi ini merupakan sebuah isu yang harus ditangani. Dengan mengadakan meeting yang serius namun santai, akan membuat banyak peserta yang lebih junior lebih nyaman dan termotivasi untuk ikut menyumbang ide atau gagasan.

Konsentrasi 100%

Mintalah pada semua orang untuk menutup laptop dan mematikan handphone ketika berada dalam meeting. Tidak ada hal yang lebih mengganggu daripada orang yang asyik dengan laptop atau handphone saat yang lain sedang berdiskusi. Hal itu juga mengartikan bahwa mereka tidak akan produktif dalam meeting tersebut. Jadikan permintaan ini sebagai hal yang wajib untuk dilakukan ketika berada di dalam meeting.

Effective Meeting

Mungkin dibutuhkan lebih banyak waktu untuk bisa mendefinisikan meeting yang efektif dalam bisnis Anda. Cobalah beberapa pendekatan yang berbeda yang bisa membantu Anda meraih goal. Yang jelas, meeting yang efektif harus ringkas seiring dengan goal dari suatu proyek dan setiap orang harus tahu dengan jelas apa yang mesti dilakukan agar proyek bisa bergerak maju ke tahapan berikutnya.

Tujuan dari meeting adalah memastikan setiap orang terinspirasi dan memahami tugas mereka. Jika meeting yang diadakan tidak mencapai objektif tersebut maka Anda bisa mencoba strategi lain supaya meeting menjadi efektif dan produktif.

Menguasai serba serbi dan trik dalam penyelenggaraan meeting akan bermanfaat bagi kelangsungan operasional bisnis Anda. Bila Anda tertarik untuk menjadi Meeting Master, Anda bisa mempelajarinya lebih lanjut bersama coach kami dan mendapatkan paket pembelajarannya disini.

Buat strategi masa depan karier Anda dengan bantuan Career Coach kami.