Joshua Sutanto, ACC 3 years ago

Kenapa semua harus saya?   

Kenapa meeting tak ada gunanya?

Kenapa eksekusi hasil meeting susah?

START HERE

Meeting Sering, Hasil Kering

Meeting Jarang, Hasil Gersang

Kalau anda ATASAN (pimpinan bisnis, manager, professional, pimpinan project)

Sudah rutin meeting dengan team tapi hasil nya kok muter-muter di situ lagi dan hasil nya gak ada yang nyata, dan perusahaan tak ada perkembangan? Meeting sudah rutin (atau hampir rutin) dan semuanya sudah direncanakan dengan baik, tapi kok EKSEKUSI nya tidak jalan-jalan dan susah banget maju? …

Nah kan!

Malah lebih parahnya anda jarang, atau bahkan tidak pernah meeting?

Sehinggak anda merasa kok semua nya harus saya ya, cape banget semua harus saya yang dorong-dorong, seolah-olah yang lain kok gak peduli. Jika jawabannya YA, maka anda perlu baca ke bawah. Kalau TIDAK, hmmm… sepertinya anda tetap perlu baca ke bawah supaya tidak mengalaminya

Kalau anda ANAK BUAH (karyawan, anak buah, staff, dan semua yang punya atasan)

Apa anda sering merasa muak dengan meeting yang terlalu sering? Sedikit-sedikit meeting, meeting sana meeting sini, kapan kerjanya? Kalaupun meeting, gak ada isi nya, membosankan, sampai membuat anda tertidur, atau, yang ada cuma disalah-salahin, dimarah-marahin, gak jelas mau nya apa sih!

Baca juga Leading Wholeheartedly

Dari begitu banyak bertemu dengan pimpinan dan anak buahnya (baik pemilik bisnis maupun manajer professional) yang cenderung koboy, di tambah pengalaman sendiri sebagai pimpinan maupun anak buah, saya menemukan beberapa Gejala Penyakit dalam meeting.

Nah, gejala-gejala penyakit ini terbagi atas 3 bagian. Saya akan urutkan dari yang paling parah.

Bagian I: Gejala Semua Saya
(bagi yang merasa semua harus saya, meeting jarang hasil gersang)

Bagian II: Gejala Meeting Gagal
(bagi yang merasa percuma meeting karena tak ada gunanya)

Bagian III: Gejala Susah Eksekusi 
(bagi yang sudah sering meeting tapi hasil kering)

DAFTAR MENU

I. Gejala Semua Saya 

1. Meeting Jarang 

2. Meeting Sambilan 

3. Meeting Sesempetnya 

4. Meeting Wacana Forever 

II. Gejala Meeting Gagal 

5. Meeting Ngalor Ngidul 

6. Meeting Pengumuman 

7. Meeting Gantung 

8. Meeting Lupa Kabeh 

III. Gejala Susah eksekusi 

9. Notulen Ngilang 

10. Notulen Ngarang 

11. Notulen Ngawang 

12. Notulen Ngambang 

Next Challenge 

I. Gejala Semua Saya

1. Meeting Jarang

Jarang sekali atau tidak pernah Meeting karena tak merasa perlu (Parah!)

“Gak sempat lah, meeting nanti aja, banyak yang lebih penting untuk dikerjakan”
“Ngapain Meeting jugak gak ada yang mau diomongin”

Anda merasa tidak perlu tuh yang namanya meeting, karena ada rutinitas yang tidak pernah bisa dilepas, ataupun banyak “kebakaran” yang perlu anda benahi.

Hidup dan pekerjaan anda terus berulang dan berulang dari masalah yang sama ke masalah yang sama lagi (atau lebih parah), dan anda merasa makin lelah atau exhausted.

Dan yang ada, team anda yang datang ke meja anda dengan masalah, yang sudah parah, dan lebih parahnya lagi, tanpa solusi!

Familar? (“wah saya tuh….”). 😊

(Mengapa meeting yang strategic itu penting? Temukan jawabannya di tulisan saya yang lain)

2. Meeting Sambilan

Katanya meeting tapi sambil kerja atau lakukan yang lain (sama aja bohong!)

Kok sama saja bohong? Iya lah! Bilang nya sih meeting, tapi masing2 sambil sibuk sendiri.

Kalau ditanya “Meeting masih rutin?”, jawabannya:

“sering sih… tapi ya dia di meja dia, saya di meja saya…. kalau ada yang mau dibahas ya langsung diomongin aja” (hmppfff!)

ATAU

“iya kita kan selalu bareng jadi kemana-mana pasti ya sambil meeting omongin kerjaan” (yakin??)

ATAU

“Iya kita meeting kok sambil dalam perjalanan macet jadi kita sambil bahas kerjaan”
(tapi setelah itu tak lama alih topik jadi bahas makanan, atau gosip artis terupdate! Haha!) 😊

Selain itu yang biasa nya terjadi adalah, sewaktu kita lagi ada waktu mau bahas sesuatu, ternyata orang yang mau kita ajak bahas sedang sibuk alias “tanggung”, dan sebaliknya sewaktu dia mau bahas, kita yang sedang “tanggung”, jadi ya tak pernah ketemu waktu yang pas deh.

3. Meeting Sesempetnya

Baru meeting hanya kalau sempat atau urgent (Hanya kalau kepepet!)

Customer komplain! Karyawan Keluar! Ada Krisis! Kebakaran!

Kalau ada yang mau dimarahin, disedihin, dirayakan, baru deh ngumpul.

Biasa nya apapun… sekali lagi saya tekankan APAPUN, tidak akan pernah kejadian/sempat, kalau tidak DIJADWALKAN karena kita biasanya sangat sibuk (atau sibuk nganggur gak jelas). 😊

Apa yang terjadi kalau meeting tidak dijadwalkan rutin? Berarti kalau ada masalah saja (bahkan biasanya kalau sudah genting/urgent and penting/important alias kepepet karena masalah besar sudah terjadi) baru deh pada meeting untuk bahas masalah. Terus, biasanya isinya salah-salahan dan kita yang lain jadi lebih emosional marah-marah gak jelas.

[Sebentar…]
“Lah terus kalau meeting terus kapan kerjanya? Dan kalau meeting rutin, apa yang mau diomongin, gak ada bahan?” (Temukan tulisan saya yang lain tentang cara membagi waktu untuk kerja dan meeting)

4. Meeting Wacana Forever

Meeting sudah dijadwalkan tapi jarang kejadian karena sibuk (Wacana Forever!)

Meeting rutin sih sudah dijadwalkan, biasanya tiap Senin atau tiap Jumat, tapi sering kena syndrome “Wacana Forever” (jangan lupa sambil silang tangan ya), 😊 jadi cuma “dijadwalin doang”, selamanya wacana-wacana saja, tidak benar-benar dilakukan.

Kenapa? Ya lagi-lagi karena kan anda sibuk sekali, dan biasanya ada masalah atau kerjaan yang URGENT alias genting, dan lebih penting.

Sebentar, kok itu-itu lagi ya? Perhatikan! Kalau anda sudah berulang-ulang kena gejala “Segala-gala Urgent” ini, berarti ada yang salah, ya kan?

(Urgent itu tidak enak, bagaimana menjadwalkan supaya tidak segala-gala urgent, temukan tulisan saya yang lain tentang ini)

II. Gejala meeting gagal

Ok sekarang anda sudah naik level, tidak separah di atas sih, meeting sih ada dan rutin, tapi kok gak efek ya, dan menjalankan meeting nya kok jadi males banget yah?

5. Meeting Ngalor Ngidul

Bahasan Meeting kemana-mana tanpa Agenda di awal (Ngalor ngidul!)

Meeting sih meeting, tapi pernah kah selama meeting bahasannya kesana kemari, kagak ada juntrungannya, bahasa Perancisnya “Ngalor-Ngidul”.

Padahal sebelum meeting anda sudah tahu (bahkan catat) mau bahas apa saja pada saat meeting. Eh, tapi sewaktu di meeting topiknya melebar ke sana kemari. Ada yang ke masalah dulu-dulu, ada yang hanya komplain dan ceritanya panjaaaang, atau bahas terlalu dalam ke bagian/divisi tertentu. Sehingga yang lain mulai main handphone (malah lebih parahnya ngobrol! Atau mulai gunting kuku!). 😊

Kenapa ini terjadi? Karena waktu meeting nya sangat terbatas (misal cuma 1 atau 2 jam), tapi yang mau dibahas “berjubel” banyak nya.

Tips Praktis:

Tulis di papan atau flipchart apa tujuan bahasan meeting hari ini, ya tulis saja semua dulu, lalu PRIORITASkan dengan NOMOR URUT mana yang lebih penting dan efektif untuk kita bahas sekarang.
(Tips tambahan: sebelum dinomorkan, tanya dulu ke semua peserta meeting, “Ada lagi yang bisa jadi lebih penting dari ini?” Bisa jadi yang terakhir ditulis malah yang paling penting Anda bahas)

6. Meeting Pengumuman

Dalam Meeting yang bicara hanya 1-2 orang (Emangnya Pengumuman?!)

Anda sudah punya agenda meeting, lalu meeting dimulai dengan sapaan ala “Radio Republik Indonesia dengan Warta Berita” dan dimulailah para peserta meeting “dibilangin” dengan tumpukan wejangan, nasehat, motivasi, larangan, komplainan, dan marahan. Dari AWAL hinggak AKHIR semua peserta meeting sangat tegang dan serius, tak ada yang berani bicara.

Atau kalaupun ada ide, cara, strategi baru jugak diungkapkan secara satu arah dari pimpinan ke anak buah (team). Ketika ditanya “Ada Ide? Ada yang mau tanya?”, lagu Ebiet G Ade mulai berdendang “…tetapi semua diam, tetapi semua bisu”. Biasanya pada pura-pura nulis (atau gambar2), pura2 minum (supaya gak ditanya), atau pada ngeliatin urat-urat kayu di meja, atau bahkan gigitin kuku. 😊

Selesai meeting ditanya “semua ngerti?”, dijawab “Ngerti...”, begitu keluar ruang meeting pada nanya “itu tadi omongin apaan sih?”

Tips Praktis: Mulai meeting dengan sesuatu yang positif yang fun, seperti doa, bersyukur, game, sharing. Lakukan komunikasi 2 arah dengan diskusi. Brainstorming (bukan BLANKstorming), banyak tanya, tanya kembali kalau sudah mengerti, bahkan bagi peserta dalam group untuk presentasikan ide.

7. Meeting Gantung

Meeting diselesaikan tapi masalah yang ada masih gantung (Hanging!)

Anda sudah ketemu topik bahasan yang paling penting, dan dibahas luar dalam, depan belakang, atas bawah, tapi ujung-ujung nya kok masih gantung gak jelas ya?!

Karena yang sering dikatakan “Ya sudah kalian nanti bahas sendiri dan temukan solusi nya ya”

(TETOT! Alarm kesalahan bunyi)

Yakin? Biasanya sampai meeting berikutnya (itupun kalau ada), atau sampai masalahnya jadi besar, baru di bahas lagi. Itupun waktu ditanya “Bagaimana solusinya?”, jawabannya
“Iya belum sempat kita bahas Pak/Bu”. 😊
Kenapa? Anda sudah tahu jawabannya kan kenapa tidak sempat.

Ada syarat supaya masalah tetap gantung di akhir meeting:

a. Harus SALAH-SALAHAN dan SALING MENUNTUT antar divisi/bagian dan akhirnya masalahnya hanya berputar di situ-situ saja

b. Tidak dilakukan problem solving (pemecahan masalah) yang benar, yang ada masalahnya malah pecah kemana-mana, tidak ketemu solusi permanen ataupun solusi sementara.

Tips Praktis: Hindari salah-salahan (blaming) dan mulai bertanya “Apa salah kamu? Apa salah saya?
Lakukan metode problem solving yang jitu untuk temukan solusi
(temukan tulisan saya yang lain tentang Introspection dan solution giving).

8. Meeting Lupa Kabeh

Setelah meeting lupa semua (Ngemeng doang!)

WOW Anda sudah naik level, meeting sudah rutin, diskusi lancar dan sudah ada solusi nya.

Tapi ending nya hanya begini kurang lebih “Ya sudah kita lakukan itu aja, Ok?”
Semua setuju “Siap BosQu!!”.

Dan apa yang terjadi di meeting selanjutnya (kalau ada) atau pas ingat masalahnya?
“Oh iya itu yang mau kita lakukan gimana ya?”, lalu semua saling lihat-lihatan satu sama lain, ‘yang mana ya?”, atau mulai mengeluarkan alasan (excuse) kenapa ini dan itu tidak bisa.

Ini terjadi karena semua hanya direkap lisan, tanpa ada tulisan.
Memang otak kita bisa ingat semua? 😊

Tips Praktis:: “Supaya Ingat harus Tulisan, supaya Jelas harus Lisan”. Banyak dari kita yang anggap dengan lisan saja partner dan team kerja kita sudah cukup ingat dan bisa dipertanggungjawabkan.

III. Gejala susah eksekusi

Kalau anda sudah sampai level ini berarti anda sudah lumayan advanced professional, meeting sudah rutin (bahkan keseringan), dan cara meeting nya sudah tidak seperti di atas, catatan/notulen sudah ada, tapi kok anda masih mengalami masalah-masalah lain yaitu susahnya hasil eksekusi meeting itu.

Kenapa? Yuk kita baca kelanjutannya.

9. Notulen ngilang

Peserta Meeting tulis di bukunya masing-masing, atau bahkan di kertas tisu (Ngilang)

Pimpinan meeting berikan tugas, para peserta tulis di buku notes (baca “no-tess”) masing-masing. Tulisannya pun bisa mengarang (atau menggambar) indah, tak akan ada yang bisa tahu, atau bahkan tulisan tangannya pun tak akan ada yang bisa baca (termasuk dirinya…. termasuk Tuhan) 😊

Pertanyaannya: kapan lagi kita melihat catatan yang kita catat di meeting?

Dijamin biasanya kita jarang atau tidak pernah lihat lagi catatan-catatan kita baik dari meeting, seminar, training dan lain-lain (kecuali sudah perlu), sampai suatu ketika kita sedang buka-buka dan kita temukan “wah ini bagus sekali yang dulu saya catat”.
ATAU
Malahan catatan meeting tak tahu ada dimana, karena cuma dicatat di kertas coretan atau kertas bekas (atau bahkan kertas tisu), setelah itu berceceran tak tahu kemana.

Tips praktis:

Hindari desentralisasi (penyebaran) catatan, dan usahakan sentralisasi (pemusatan) catatan hasil meeting, baik tulisan tangan, ketik manual, atau gunakan software.

10. Notulen ngarang

Catatan tertulis hanya notulen belaka tanpa kelanjutan (ngarang!)

Ok di titik ini anda mungkin sudah punya sekretaris atau yang ditunjuk sebagai sekretaris untuk mencatat. Jadi Catatan meeting sudah ada, tapi isinya hanya Notulen, alias Minutes of Meeting, yaitu mencatat apa yang di bahas saja, bahkan ada yang mencatat dari menit ke menit percakapan dan apa pun yang terjadi di meeting. Kaya novel aja.

Misalnya: Si A usul tentang ini, lalu B tidak setuju dan komplain tentang itu, lalu C menengahi dengan bahas tentang ini, lalu OB kantor ketuk pintu dan bawa cemilan masuk, lalu semuanya fokus pada ambil cemilan, lalu meeting ditutup. 😊

Yeayy pokoknya Meeting selesai! Setelah itu ya tak ada kelanjutannya. Mungkin kalau ada juga, paling hanya dikasih tahu aja. Pokoknya kan sudah meeting.

Tips Praktis: Fokus pada mencatat apa yang diputuskan dan apa yang akan dilakukan ke depan, supaya ada kelanjutannya di meeting berikutnya.

11. Notulen ngambang

Catatan tertulis tidak dibahas lagi di meeting berikutnya (Ngambang!)

Banyak yang sudah lakukan ada notulen dengan What Who When ini, Tapi eh tapi…. di meeting selanjutnya tidak pernah bahas ulang action plan dari meeting terakhir karena sudah keburu ada materi dan bahasan baru
(jadi semua orang akan pikir “ya gak dilakukan jugak it’s ok, gak pernah ditagih juga kan?”). 😊

Awas terjebak balik ke gejala-gejala awal lagi ya: bisa ngalor ngidul, atau bisa salah-salahan.

Sampai point ini, harusnya anda sudah tinggal selangkah (atau beberapa) kecil lagi menuju meeting yang efektif, walaupun kadang gejala-gejala di atas masih bisa terulang terjadi lagi.

Tips praktis:

Agendakan selalu untuk review actions dari meeting sebelumnya di setiap meeting.

12. Notulen ngawang

Next action sudah ditulis tapi kok gak efek (Ngawang!)

Jarang dan susah sekali yang bisa melewati level ini (termasuk saya). Meeting selanjutnya sudah dijadwalkan, action plan dari meeting sebelumnya sudah dibahas. tapi teteeeup aja hasil nya kok garing, kering, gersang?!
Biasanya pas ditanya jawabannya “belum”, atau “susah bos udah dicoba”, atau “bingung ngerjainnya”. Kenapa begitu?

• Karena action tidak persis jelas alias “ngawang” (mengawan-awan di langit biru).
• Bisa terlalu umum (misal: “Perbaiki penjualan”),
• atau terlalu spesifik sehinggak tidak mencapai tujuan utamanya (misal: “Telepon Bu Ani”),
• banyak jugak yang tulis nya “ngawang” dan lebih ke output, cara test nya adalah coba dipikir apakah Action itu bisa dilakukan sekarang jugak (walaupun tidak harus), kalau tidak bisa, berarti ngawang (misal: “Usahakan untuk naikkan penjualan”)
  
• PIC nya lebih dari 1 orang,
• Misal “Eko & Andre”
• Atau bahkan sebut satu divisi sekalian “Divisi Keuangan” (isinya ada 8 orang).
• Tidak ada rasa tanggungjawab
• “saya kira kamu”          “loh saya pikir kamu kan waktu itu bilang…
  “enggak ah… “              “eh iyaa….bener”
  
• Due date nya bukan diisi tanggal tapi diisi “Minggu depan” atau parahnya lagi “Secepatnya!”
  
• Sewaktu mau kerjakan udah keburu lupa cara buat nya sewaktu bahas di meeting
  (“ini maksudnya apa ya? Buatnya gimana ya?”)
  
• Tidak mengerti Tujuan nya kenapa ini harus dilakukan.
  (“ini kayanya gak penting deh”, “waktu itu kenapa ya kita mau lakukan ini?”) 😊

Tips Praktis:

Gunakan MAP (Meeting Action Plan) dengan SIAPA (PIC) yang hanya boleh satu orang, dan KAPAN (Due Date/Deadline) yang berupa tanggal format dd/mm/yy, bukan “minggu depan” atau lebih parahnya “sedang berjalan”. Dengan MAP anda akan punya peta jalan ke depan dan meeting selanjutnya. Berikut contohnya:

Contoh format MAP:

Meeting Action Plan (MAP)
The Map to your Goal

What Meeting

When (Date)

Who (Participants)

Other info

Agenda

1. Cari akar masalah dan solusi ….

2. Bahas ini …

Decisions

1. Mulai tanggal ... , akan diberlakukan ...

2.

3.

Next Action

What
(To achieve)

Action yang bisa dilakukan sekarang jugak (walaupun tidak harus)

Cari penawaran website

Who (PIC)

Max 1 Person

Rudi

When
(Due Date)

Date Format
(dd/mm/yyyy)

23/03/20xx

How
(to complete the action)

Cara nya?

3 Perbandingan dlm matrix, dikirim ke email saya@email.com

Why
(do we have to do this)

Kenapa harus dilakukan?

Branding

Next Challenge

Tantangan selanjutnya adalah:

Tahu darimana action plan yang ditulis itu benar-benar dilakukan?

Meeting harus sesering apa? Jarang salah sering jugak salah?

Meeting harus berapa lama? Terlalu cepat salah, terlalu lama jugak salah?

Bagaimana pimpinan secara praktis memantau daftar to-do actions?

Bagaimana supaya semua team termotivasi dengan sendiri nya sebelum anda yang tanyakan terus menerus?

(Untuk cara-cara yang efektif bagaimana caranya kumpulan dari action plan bisa benar-benar di eksekusi dan dapatkan hasil, temukan tulisan saya yang lain ya).

Cheers & Thanks!

Joshua Sutanto

~ To be continued…. ~

~ (Bersambung)….. ~

Maksimalkan potensi kepemimpinan Anda dengan bantuan Leadership Coach kami.